Đăng Ký Sử Dụng Hóa Đơn Điện Tử

Đăng Ký Sử Dụng Hóa Đơn Điện Tử Sau Khi Thành Lập Doanh Nghiệp

Theo quy định của pháp luật, hiện nay các doanh nghiệp đều bắt buộc phải sử dụng hóa đơn điện tử. Vậy hóa đơn điện tử là gì, thủ tục đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử cho doanh nghiệp sau khi thành lập được thực hiện như thế nào, hãy cùng Apexlaw Việt Nam tìm hiểu trong bài viết dưới đây.

1. Hóa đơn điện tử là gì?

Hóa đơn điện tử là một loại chứng từ kế toán do tổ chức, cá nhân bán hàng hóa, cung ứng dịch vụ lập, ghi nhận thông tin bán hàng hóa hoặc cung ứng dịch vụ. Hóa đơn điện tử được thể hiện dưới dạng dữ liệu điện tử do tổ chức, cá nhân bán hàng hóa hoặc cung ứng dịch vụ lập bằng phương tiện điện tử.

Hóa đơn điện tử sẽ bao gồm những hóa đơn điện tử có mã của các cơ quan có thẩm quyền về thuế cũng như hóa đơn điện từ mà không có mã của cơ quan có thẩm quyền về thuế.

2. Tại sao doanh nghiệp phải đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử

Hiện nay, nhà nước đang thực hiện triển khai hóa đơn điện tử trên toàn quốc. Việc sử dụng hóa đơn điện tử mang lại lợi ích cho doanh nghiệp, nhà nước và đối với xã hội.

Đối với doanh nghiệp, thì việc sử dụng hóa đơn điện tử có thể hỗ trợ doanh nghiệp đảm bảo tuân thủ thủ tục hành chính vừa có thể giúp doanh nghiệp tiết kiệm được các chi phí phát sinh của doanh nghiệp. Ngoài ra việc sử dụng hóa đơn điện tử giúp doanh nghiệp hạn chế rủi ro trong việc lưu trữ hóa đơn so với việc sử dụng hóa đơn giấy.

Đối với cơ quan nhà nước: doanh nghiệp sử dụng hóa đơn điện tử giúp cho cơ quan quản lý thuế xây dựng được cơ sở dữ liệu quản lý hóa đơn; kịp thời ngăn chặn những vi phạm liên quan đến trốn thuế, gian lận thuế.

3. Đối tượng đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử

Theo quy định tại Khoản 1 Điều 13 Nghị định 123/2020/NĐ-CP và Điều 91 Luật Quản lý thuế, các doanh nghiệp được thành lập và hoạt động theo pháp luật Việt Nam đều phải sử dụng hóa đơn điện tử khi bán hàng hóa hoặc cung ứng dịch vụ không phân biệt giá trị từng lần bán hàng hóa, cung ứng dịch vụ.

• Các doanh nghiệp sẽ thực hiện đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế khi thực hiện bán hàng hóa hay cung ứng dịch vụ không có phân biệt về giá từng lần, trừ các đối tượng quy định tại khoản 2, khoản 4 Điều 91 Luật Quản lý thuế năm 2019;
• Các doanh nghiệp kinh doanh lĩnh vực điện lực, xăng dầy, bưu chính viễn thông, nước sạch, tài chính tín dụng, bảo hiểm, y tế, thương mại điện tử, vận tải hàng không, đường bộ, đường sắt, đường biển, đường thủy sẽ sử dụng hóa đơn không có mã của cơ quan thuế.

4. Điều kiện đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử

Để đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử, doanh nghiệp cần đáp ứng các điều kiện sau:

• Doanh nghiệp hiện tại đã đăng ký sử dụng phần mềm chữ ký số theo quy định của pháp luật hiện hành. Doanh nghiệp phải đảm bảo tại thời điểm lập hồ sơ đăng ký hóa đơn điện tử, chữ ký số phải còn hiệu lực;
• Chuẩn bị điều kiện về cơ sở hạ tầng: có thiết bị truy cập mạng internet, đường truyền internet đảm bảo thực hiện kê khai, phát hành và lưu trữ hóa đơn điện tử;
• Đối với doanh nghiệp mới thành lập, doanh nghiệp cần lựa chọn nhà cung cấp hóa đơn điện tử uy tín và có hệ thống lưu trữ trực tuyến được chứng nhận đảm bảo an toàn và bảo mật.

=> Xem thêm: Hướng dẫn Thủ tục thành lập doanh nghiệp toàn quốc – Tại đây

5. Thủ tục đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử cho doanh nghiệp sau khi thành lập

Các doanh nghiệp thuộc trường hợp sử dụng hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế không phải trả tiền dịch vụ có thể đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử trên Cổng thông tin điện tử của Tổng cục Thuế.

Thủ tục đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử cho doanh nghiệp sau khi thành lập thông qua Cổng thông tin điện tử Tổng cục Thuế gồm các bước sau:

Bước 1: Doanh nghiệp thực hiện lập tờ khai đăng ký việc sử dụng hóa đơn điện tử gửi trực tiếp đến hoặc gửi qua online đến cơ quan thuế. Tờ khai doanh nghiệp sẽ lấy theo mẫu số 01/ĐKTĐ-HĐĐT thuộc phụ lục IA ban hành kèm theo nghị định số 123 năm 2020 của Chính phủ.

• Doanh  nghiệp truy cập vào trang Cổng thông tin điện tử Tổng cục Thuế, chọn tờ khai đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử. Doanh nghiệp tiến hành việc điền các thông tin cơ bản theo yêu cầu bao gồm: tên người nộp thuế, mã số thuế của doanh nghiệp, cơ quan quản lý thuế trực tiếp, thông tin liên hệ;
• Lựa chọn hình thức hóa đơn;
• Lựa chọn sử dụng hóa đơn điện tử có mã phải trả tiền dịch vụ hay không phải trả tiền dịch vụ tùy theo trường hợp của doanh nghiệp;
• Lựa chọn phương thức chuyển dữ liệu hóa đơn điện tử;
• Lựa chọn loại hóa đơn sử dụng hóa đơn điện tử theo nhu cầu sử dụng của doanh nghiệp;
• Điền các chứng thư số sử dụng;
• Ủy nhiệm lập hóa đơn trong trường hợp doanh nghiệp đăng ký ủy nhiệm lập hóa đơn;
• Sau khi điền đầy đủ thông tin, doanh nghiệp cần điền ngày tháng năm và ký tên người nộp thuế.

Bước 2: Sau khi tiếp nhận tờ khai đăng ký từ doanh nghiệp, Tổng cục Thuế sẽ gửi thông báo điện tử về tiếp nhận đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử cho doanh nghiệp thông qua địa chỉ hòm thư điện tử doanh nghiệp đã đăng ký với cơ quan thuế.

Bước 3: Sau 01 ngày làm việc kể từ ngày nhận được tờ khai đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử của doanh nghiệp, cơ quan thuế có trách nhiệm gửi thông báo điện cho doanh nghiệp (thông báo điện tử theo mẫu số 01/TB-ĐKĐT phụ lục IB ban hàng kèm theo Nghị định 123/2020/NĐ-CP). Cơ quan thuế có thể thông báo chấp nhận hoặc không chấp nhận đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử của doanh nghiệp.

• Trường hợp được cơ quan thuế chấp nhận, doanh nghiệp sẽ tiến hành xuất hóa đơn điện tử.
• Trường hợp không được cơ quan thuế chấp nhận, doanh nghiệp phải thực hiện điều chỉnh, bổ sung thông tin theo yêu cầu của cơ quan thuế được nêu trong thông báo và gửi lại cho cơ quan thuế.

Trong trường hợp doanh nghiệp đăng ký chuyển dữ liệu hóa đơn điện tử theo hình thức gửi trực tiếp đến cơ quan thuế, trong thời hạn 05 ngày làm việc doanh nghiệp phải chuẩn bị đủ điều kiện về cơ sở hạ tầng kỹ thuật và thông báo cho Tổng cục Thuế để phối hợp kết nối. Thời gian thực hiện kết nối trong 10 ngày làm việc kể từ khi Tổng cục Thuế nhận được đề nghị của doanh nghiệp.

Nếu kết quả thử nghiệm kết nối, truyền nhận dữ liệu thành công thì doanh nghiệp sẽ tiến hành gửi dữ liệu hóa đơn điện tử theo hình thức trực tiếp đến cơ quan thuế. Trường hợp doanh nghiệp không gửi thông báo phối hợp kết nối đến Tổng cục Thuế trong thời hạn 05 ngày làm việc (kể từ khi nhận được thông báo của cơ quan thuế) hoặc kết quả thử nghiệm kết nối không thành công thì doanh nghiệp phải tiến hành nộp tờ khai thay đổi thông tin sử dụng hóa đơn điện tử.

Bước 4: Kể từ thời điểm cơ quan thuế chấp nhận tờ khai đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử, doanh nghiệp sẽ được sử dụng hóa đơn điện tử cho hoạt động bán hàng hóa, cung ứng dịch vụ theo quy định tại Nghị định 123/2020/NĐ-CP.

Sau khi thành lập doanh nghiệp, việc đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử là một thủ tục bắt buộc trước khi doanh nghiệp tiến hành hoạt động sản xuất kinh doanh. Hi vọng với những chia sẻ trên của, Apexlaw Việt Nam có thể giúp cho doanh nghiệp chủ động hơn trong việc đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử.