Thay Đổi Địa Chỉ Trụ Sở Doanh Nghiệp

Thủ Tục Thay Đổi Địa Chỉ Trụ Sở Doanh Nghiệp

Trong quá trình hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp sau thành lập, việc phát sinh các nội dung thay đổi là không thể tránh khỏi, trong đó phải kể đến việc thay đổi địa chỉ trụ sở doanh nghiệp. Khi thực hiện thay đổi địa chỉ trụ sở doanh nghiệp, doanh nghiệp cần tiến hành các thủ tục cần thiết nhằm hợp thức hóa nội dung này. Hãy cùng Apexlaw Việt Nam tìm hiểu những vấn đề liên quan đến “Thủ tục thay đổi địa chỉ trụ sở doanh nghiệp”.

1. Những vấn đề doanh nghiệp cần lưu ý khi chọn địa chỉ trụ sở chính của doanh nghiệp.

Trụ sở chính của doanh nghiệp theo quy định pháp luật được định nghĩa là địa chỉ có thể thực hiện liên lạc với doanh nghiệp, sẽ được đặt trên lãnh thổ Việt Nam. Địa chỉ này sẽ cần được xác định cụ thể theo chính địa giới của đơn vị hành chính.

Khi thương nhân thực hiện lựa chọn địa chỉ trụ sở chính cho doanh nghiệp, sẽ cần lưu ý đặc biệt đến các nội dung sau:

Lựa chọn địa chỉ được xác định rõ ràng đầy đủ các cấp hành chính

• Số nhà, hẻm, ngõ, ngách, đường phố/tổ/xóm/ấp/thôn
• Xã/Phường/Thị trấn
• Quận/Huyện/Thị xã/Thành phố thuộc tỉnh
• Tỉnh/Thành phố

Cần lựa chọn một địa chỉ có thể ổn định, kinh doanh lâu dài:

Địa chỉ kinh doanh chính là địa điểm nhận các giấy tờ, những thông báo của cơ quan nhà nước, đối tác thực hiện kinh doanh, nên nếu như thay đổi các địa chỉ thì trong thời gian thay đổi hoàn toàn có thể gây ra thất lạc, khiến cho doanh nghiệp có thể bỏ lỡ những thông báo quan trọng (nếu có).

Ngoài ra, trong trường hợp doanh nghiệp có thực hiện việc thay đổi địa chỉ khác quận, doanh nghiệp sẽ cần thực hiện thêm các bước chốt thuế tại cơ quan quản lý trước thời điểm thông báo với phòng đăng ký kinh doanh. Việc này cũng gây ra không ít rắc rối cho nhiều doanh nghiệp khi tiến hành thủ tục thay đổi.

Lựa chọn địa chỉ trụ sở chính không thuộc các trường hợp bị cấm đặt trụ sở. Theo quy định, doanh nghiệp không được đặt trụ sở chính tại chung cư hoặc nhà tập thể chỉ có chức năng để ở.

2.  Các bước cần thực hiện đối với thủ tục thay đổi địa chỉ trụ sở doanh nghiệp.

Khi doanh nghiệp thực hiện các thủ tục thay đổi địa chỉ trụ sở doanh nghiệp thì sẽ xảy ra 1 trong 2 trường hợp sau:

Trường hợp 1: Thay đổi địa chỉ trụ sở chính cùng với quận, huyện, thành phố đã thực hiện đăng ký trước đó

Trường hợp 2: Thay đổi địa chỉ trụ sở chính khác quận, huyện, thành phố đã đăng ký

2.1. Thay đổi địa chỉ trụ sở chính cùng quận, huyện, thành phố đã đăng ký

Bước 1: Thực hiện thủ tục đăng ký thay đổi nội dung đăng ký doanh nghiệp tại Phòng đăng ký kinh doanh – Sở kế hoạch và đầu tư.

Bước 2: Thực hiện các thủ tục thay đổi khác sau khi được cấp giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp mới.

• Thay đổi biển công ty theo địa chỉ mới;
• Thực hiện các thủ tục thay đổi các giấy phép khác của doanh nghiệp;
• Cập nhật lại các hóa đơn điện tử;
• Thay đổi các chứng từ pháp lý doanh nghiệp;
• Thông báo cho các khách hàng cũng như đối tác kinh doanh;
• Thay đổi trên website và các tài liệu khác.

=> Xem thêm: Đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử – Tại đây

2.2. Thay đổi địa chỉ trụ sở chính khác quận, huyện, thành phố đã đăng ký

Bước 1: Doanh nghiệp nộp hồ sơ lên chi cục thuế cũ quản lý trực tiếp

Hồ sơ bao gồm:

• Tờ khai điều chỉnh, bổ sung thông tin đăng ký thuế theo mẫu số 08-MST;
• Bản sao giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp (theo lần thay đổi mới nhất);
• Giấy ủy quyền/Giấy giới thiệu (nếu người nộp hồ sơ không phải người đại diện theo pháp luật của doanh nghiệp).

Khi thực hiện trên thực tế, một số quận có thể yêu cầu văn bản khác, Quý khách hàng vui lòng liên hệ chi cục thuế quản lý để được hướng dẫn chi tiết.

Bước 2: Thực hiện thủ tục đăng ký thay đổi nội dung đăng ký doanh nghiệp tại Phòng đăng ký kinh doanh – Sở kế hoạch và đầu tư.

Bước 3: Thực hiện các thủ tục thay đổi khác sau khi được cấp giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp mới

• Khắc lại dấu công ty;
• Thay đổi biển công ty theo địa chỉ mới;
• Thực hiện thay đổi những giấy phép khác của doanh nghiệp;
• Cập nhật lại các hóa đơn điện tử;
• Thay đổi các chứng từ pháp lý doanh nghiệp;
• Thông báo cho khách hàng và đối tác kinh doanh;
• Thay đổi trên website và các tài liệu khác.

3. Danh mục hồ sơ thay đổi địa chỉ trụ sở doanh nghiệp

• Thông báo về việc thay đổi nội dung đăng ký doanh nghiệp (đã có mẫu chung). Văn bản này sẽ do người đại diện theo pháp luật của doanh nghiệp ký.

Đối với công ty TNHH 1 thành viên: Nghị quyết/quyết định của chủ sở hữu

Đối với công ty TNHH 2 thành viên trở lên: Nghị quyết/quyết định và biên bản họp của Hội đồng thành viên

Đối với công ty cổ phần: Nghị quyết/quyết định và biên bản họp của Hội đồng quản trị/Đại hội đồng cổ đông

• Văn bản ủy quyền cho người khác nộp hồ sơ doanh nghiệp

=> Xem thêm: Hướng dẫn Thủ tục thành lập doanh nghiệp toàn quốc – Tại đây

4. Những trường hợp doanh nghiệp không được thực hiện thủ tục đăng ký thay đổi địa chỉ trụ sở doanh nghiệp

Trong các trường hợp dưới đây, doanh nghiệp sẽ không được thực hiện thủ tục đăng ký thay đổi địa chỉ trụ sở doanh nghiệp

• Doanh nghiệp thuộc vào trường hợp đã bị thu hồi giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp theo quyết định Phòng đăng ký kinh doanh hoặc đã được thông báo về vi phạm trước đó;
• Doanh nghiệp đang trong thời điểm thực hiện thủ tục giải thể theo quyết định giải thể của doanh nghiệp;
• Theo yêu cầu của một trong các cơ quan sau: Tòa án, cơ quan thi hành án, cơ quan điều tra, Thủ trưởng hoặc phó thủ trường của Cơ quan điều tra, Điều tra viên (Theo quy định tại Bộ luật tố tụng hình sự);
• Doanh nghiệp hiện đang được ghi nhận tình trạng pháp lý là “không còn hoạt động tại địa chỉ đã đăng ký”;

Nếu thuộc các trường hợp trên, doanh nghiệp chỉ có thể tiếp tục thực hiện thủ tục thay đổi nếu khắc phục theo các phương án dưới đây:

• Doanh nghiệp thực hiện các biện pháp khắc phục vi phạm được ghi nhận trong Thông báo về việc vi phạm của doanh nghiệp thuộc trường hợp bị thu hồi giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp. Và sự khắc phục đó của doanh nghiệp đã được cơ quan có thẩm quyền chấp thuận;
• Doanh nghiệp chỉ được thực hiện thay đổi nếu như việc thay đổi đó để phục vụ cho quá trình giải thể cũng như hoàn tất thủ tục giải thể theo quy định. Trong trường hợp đó, doanh nghiệp phải nộp kèm theo hồ sơ thay đổi địa chỉ trụ sở doanh nghiệp một văn bản giải trình về lý do thực hiện thủ tục thay đổi;
• Trong trường hợp có yêu cầu của một trong các cơ quan nhà nước được liệt kê ở trên, doanh nghiệp chỉ được tiếp tục thực hiện nếu có văn bản của tổ chức/cá nhân đã ra yêu cầu cho phép tiếp tục thực hiện thủ tục thay đổi;
• Doanh nghiệp sẽ được ghi nhận chuyển từ trạng thái “không còn hoạt động tại địa chỉ đã đăng ký” sang trạng thái đang hoạt động.

Như vậy, khi dự kiến thay đổi địa chỉ trụ sở doanh nghiệp, doanh nghiệp cần tìm hiểu trước những nội dung mình cần làm để đảm bảo đáp ứng các quy định của pháp luật. Với mọi thắc mắc liên quan, Apexlaw Việt Nam sẵn lòng hỗ trợ Quý khách hàng liên hệ tới.