Quy định hiện hành của pháp luật Việt Nam về thành lập văn phòng đại diện công ty nước ngoài như thế nào trong thời điểm phát triển mạnh mẽ của giao thương và chuyển giao công nghệ sản xuất trong bối cảnh toàn cầu hóa với những biến động từ các cuộc chiến thương mại giữa các cường quốc về kinh tế?
Sau đây Apexlaw Việt Nam sẽ giải đáp cho Quý khách hàng một số thắc mắc về Thủ tục thành lập văn phòng đại diện công ty nước ngoài tại Việt Nam.
Nội Dung Bài Viết
1. Căn cứ pháp lý
- Luật thương mại 2005;
- Nghị định 07 năm 2016 của Chính Phủ về quy định chi tiết Luật Thương Mại về văn phòng đại diện, chi nhánh của Thương nhân nước ngoài tại Việt Nam;
- Luật Doanh nghiệp năm 2020;
- Nghị định 98 năm 2020 của Chính phủ quy định về xử phạt vi phạm hành chính trong hoạt động thương mại, sản xuất, buôn bán hàng giả, hàng cấm và bảo vệ quyền lợi người tiêu dùng;
- Nghị định 17 năm 2022 của Chính phủ sửa đổi các Nghị định về xử phạt vi phạm hành chính trong lĩnh vực hóa chất và vật liệu nổ công nghiệp; điện lực, an toàn đập thủy điện, sử dụng năng lượng tiết kiệm và hiệu quả; hoạt động thương mại, sản xuất, buôn bán hàng giả, hàng cấm và bảo vệ quyền lợi người tiêu dùng; hoạt động dầu khí, kinh doanh xăng dầu và khí.
2. Văn phòng đại diện của công ty nước ngoài là gì?
Trước tiên, cần tìm hiểu rõ Thế nào là văn phòng đại diện của thương nhân?
Pháp luật Việt Nam quy định: Văn phòng đại diện là một trong các đơn vị phụ thuộc của doanh nghiệp, có nhiệm vụ đại diện theo ủy quyền vì những lợi ích của doanh nghiệp và phải bảo vệ những lợi ích đó mà không được thực hiện chức năng kinh doanh. (Chi tiết tại Khoản 2 Điều 44 của Luật Doanh nghiệp 2020)
Vậy văn phòng đại diện của công ty nước ngoài là gì?
Văn phòng đại diện của công ty nước ngoài tại Việt Nam là đơn vị phụ thuộc của doanh nước ngoài được thành lập và hoạt động thương mại trên lãnh thổ Việt Nam theo quy định của pháp luật Việt Nam để tìm hiểu thị trường và thực hiện một số hoạt động xúc tiến thương mại mà pháp luật Việt Nam cho phép thực hiện. (Chi tiết tại Khoản 6 Điều 3 của Luật Thương Mại 2005).
Như vậy, quý khách hàng có thể hiểu Văn phòng đại diện của công ty nước ngoài là một trong những cơ sở để thương nhân đó tìm hiểu thị trường ở một quốc gia khác và thực hiện các hoạt động thương mại mà quốc gia đó cho phép để mở rộng và phát triển kinh doanh.
3. Điều kiện, trình tự và thủ tục thành lập văn phòng đại diện công ty nước ngoài tại Việt Nam
3.1. Điều kiện thành lập văn phòng đại diện công ty nước ngoài trên lãnh thổ Việt Nam
Để được cấp Giấy chứng nhận hoạt động của Văn phòng đại diện công ty nước ngoài tại Việt Nam, cần đáp ứng đủ các điều kiện được pháp luật nước ta quy định như sau:
- Thứ nhất, Thương nhân nước ngoài phải được thành lập và đăng kí kinh doanh theo quy định của pháp luật quốc gia hay vùng lãnh thổ tham gia điều ước quốc tế và Việt Nam là thành viên hoặc được pháp luật các quốc gia, vùng lãnh thổ công nhận;
- Thứ hai, Thương nhân nước ngoài đã hoạt động được ít nhất một năm kể từ ngày được thành lập hoặc đăng kí. Trong trường hợp Giấy đăng ký kinh doanh kinh doanh hoặc giấy tờ có giá trị tương đương của thương nhân có quy định thời hạn hoạt động thì thời hạn đó phải còn tối thiểu là 01 năm tính từ ngày thương nhân nộp hồ sơ tại cơ quan có thẩm quyền ở Việt Nam;
- Thứ ba, Nội dung hoạt động của Văn phòng đại diện phù hợp với cam kết của Việt Nam trong các điều ước quốc tế mà Việt Nam là thành viên. Văn phòng đại diện chỉ được thực hiện chức năng văn phòng liên lạc, tìm hiểu thị trường, xúc tiến thúc đẩy đầu tư của thương nhân mà mình đại diện.
Trong trường hợp nếu nội dung hoạt động không phù hợp hoặc thương nhân đó không thuộc quốc gia hay vùng lãnh thổ tham gia điều ước quốc tế mà Việt Nam là thành viên thì việc thành lập văn phòng đại diện phải được sự chấp thuận của Bộ trưởng Bộ quản lý chuyên ngành.
3.2. Điều kiện của Văn phòng đại diện và người đứng đầu văn phòng đại diện công ty nước ngoài
Điều kiện thành lập văn phòng đại diện công ty nước ngoài
Văn phòng đại diện không được thực hiện chức năng đại diện cho công ty khác ngoài công ty thành lập ra chính văn phòng đại diện đó. Không được cho mượn, cho thuê lại trụ sở của văn phòng đại diện trong thời gian văn phòng hoạt động.
Địa điểm đặt trụ sở của văn phòng đại diện phải phù hợp với các điều kiện về an ninh , trật tự, an toàn vệ sinh lao động cũng như các điều kiện khác theo quy định của pháp luật Việt Nam.
Tên của văn phòng đại diện phải kèm theo tên công ty nước ngoài và cụm từ “Văn phòng đại diện”, phải được viết bằng các chữ cái trong bảng chữ cái tiếng Việt, các chữ F, J, Z, W, chữ số và các kí hiệu và tên của văn phòng đại diện được viết hoặc gắn tại trụ sở văn phòng.
Đối với các loại giấy tờ giao dịch, hồ sơ tài liệu và ấn phẩm được phát hành bởi văn phòng đại diện thì tên văn phòng đại diện phải được in hoặc viết với khổ chữ nhỏ hơn tên của công ty nước ngoài.
Người đứng đầu văn phòng đại diện công ty nước ngoài không được đồng thời giữ các chức vụ sau
- Vừa là người đứng đầu chi nhánh vừa đứng đầu văn phòng đại diện của cùng một công ty nước ngoài;
- Người đứng đầu chi nhánh của công ty nước ngoài khác;
- Người đại diện theo pháp luật của bất kì công ty nước ngoài nào khác kể cả công ty mẹ;
- Người đứng đầu văn phòng đại diện không đồng thời là người đại diện theo pháp luật của tổ chức kinh tế được thành lập theo quy định của luật Việt Nam.
3.3 Trình tự và thủ tục thành lập văn phòng đại diện công ty nước ngoài tại Việt Nam
Hồ sơ thành lập văn phòng đại diện công ty nước ngoài ở Việt Nam
Thành phần hồ sơ mở văn phòng đại diện trên lãnh thổ Việt Nam sẽ bao gồm các loại giấy tờ sau:
- Đơn đề nghị cấp Giấy phép thành lập văn phòng đại diện trên lãnh thổ Việt Nam. (mẫu đơn do Bộ Công thương ban hành);
- Bản sao các loại giấy tờ sau: Giấy đăng kí kinh doanh hoặc giấy tờ khác có giá trị tương đương, báo cáo tài chính có kiểm toán hoặc văn bản xác nhận tình hình thực hiện nghĩa vụ thuế hoặc tài chính trong năm tài chính gần nhất hoặc giấy tờ tương đương do cơ quan có thẩm quyền nơi công ty nước ngoài thành lập cấp hoặc xác nhận, giấy tờ pháp lý cá nhân của người đứng đầu.
Lưu ý: các loại giấy tờ bản sao nêu trên phải được dịch sang tiếng Việt và được chứng thực theo quy định của pháp luật Việt Nam. Bản sao hộ chiếu phải được cơ quan đại diện ngoại giao, cơ quan lãnh sự của Việt Nam ở nước ngoài chứng nhận hoặc hợp pháp hoá theo quy định của Luật Việt Nam.
- Văn bản của công ty nước ngoài về việc cử, bổ nhiệm người đứng đầu văn phòng đại diện;
- Tài liệu về địa điểm dự kiến đặt văn phòng đại diện gồm có: Bản sao tài liệu về địa điểm dự kiến đặt trụ sở văn phòng đại diện theo quy định của Nghị định 07/2016/NĐ-CP hoặc quy định khác có liên quan và hợp đồng thuê, bản sao chứng nhận quyền sử dụng đất (nếu có) hoặc các giấy tờ chứng minh thương nhân nước ngoài có quyền khai thác, sử dụng địa điểm thuê đó.
Lưu ý: Toàn bộ hồ sơ cấp phép đều phải được ký và đóng dấu bởi công ty nước ngoài mở văn phòng đại diện tại Việt Nam (Công ty mẹ).
=> Xem thêm: Thủ tục thành lập công ty – Tại đây
Trình tự, thủ tục cấp giấy phép mở văn phòng đại diện công ty nước ngoài gồm 03 bước
Bước 1: Nộp hồ sơ xin cấp phép mở Văn phòng đại diện công ty nước ngoài
- Thương nhân nước ngoài nộp hồ sơ đến cơ quan cấp giấy phép có thẩm quyền nơi dự kiến đặt văn phòng đại diện công ty nước ngoài.
- Người nộp có thể là người đứng đầu chi nhánh của thương nhân nước ngoài hoặc cá nhân, tổ chức được thương nhân ủy quyền nộp hồ sơ.
- Hình thức nộp hồ sơ: nộp hồ sơ trực tiếp tại cơ quan có thẩm quyền cấp phép hoặc nộp qua đường bưu điện.
Cơ quan có thẩm quyền cấp phép là Sở Công thương các tỉnh, thành phố trực thuộc trung ương nơi công ty dự kiến đặt trụ sở văn phòng đại diện công ty nước ngoài. Nếu địa điểm dự kiến đặt trụ sở văn phòng đại diện nằm trong khu công nghiệp, khu chế xuất, khu kinh tế, khu công nghệ cao thì thẩm quyền cấp giấy phép thuộc về Ban quản lý các khu đó.
Bước 2: Giải quyết hồ sơ xin cấp phép mở văn phòng đại diện công ty nước ngoài
Trong thời hạn 03 ngày, Cơ quan cấp giấy phép sẽ kiểm tra hồ sơ và yêu cầu bổ sung hồ sơ trong trường hợp thương nhân nộp hồ sơ không đầy đủ, và hợp lệ.
Lưu ý: Việc yêu cầu bổ sung hồ sơ không được thực hiện nhiều lần mà chỉ được thực hiện 1 lần trong suốt quá trình xử lý hồ sơ.
Bước 4: Nhận kết quả.
Trong thời gian 07 ngày làm việc, kể từ ngày đã nhận đủ hồ sơ hợp lệ từ thương nhân, cơ quan có thẩm quyền cấp Giấy phép thành lập văn phòng đại diện công ty nước ngoài. Trường hợp từ chối cấp phép, cơ quan có thẩm quyền phải có văn bản nêu rõ lý do cho thương nhân được biết.
Lưu ý: Thời hạn 07 ngày nêu trên không áp dụng trong hai trường hợp sau:
Trường hợp 1: Nội dung hoạt động của thương nhân không phù hợp với cam kết của Việt Nam hoặc thương nhân nước ngoài không thuộc quốc gia hay vùng lãnh thổ tham gia điều ước quốc tế mà nước Việt Nam đang là thành viên của điều ước đó.
Trường hợp 2: Việc thành lập văn phòng đại diện công ty nước ngoài chưa được quy định trong văn bản quy phạm pháp luật chuyên ngành.
Đối với hai trường hợp này, cơ quan có thẩm quyền cấp phép phải gửi văn bản lấy ý kiến của chính Bộ quản lý chuyên ngành đó trong thời hạn 03 ngày kể từ ngày cơ quan nhận được được hồ sơ hợp lệ từ công ty.
Trong thời hạn 05 ngày tính từ ngày nhận được văn bản xin ý kiến, Bộ quản lý chuyên ngành có văn bản trả lời trong đó nêu rõ ý kiến đồng ý hay không đồng ý cho phép mở văn phòng đại diện công ty nước ngoài.
Trong thời hạn 05 ngày kể từ ngày nhận được văn bản trả lời, cơ quan có thẩm quyền cấp hoặc từ chối cấp Giấy phép. Trường hợp từ chối phải có văn bản nêu rõ lý do từ chối.
4. Thời hạn của Giấy phép thành lập văn phòng đại diện công ty nước ngoài ở Việt Nam
Thời hạn
05 năm nhưng không được vượt quá thời hạn còn lại của Giấy đăng ký kinh doanh hoặc giấy tờ có giá trị tương đương của thương nhân nước ngoài trong trường hợp quốc gia cấp Giấy đăng ký kinh doanh có quy định về thời hạn của Giấy đăng ký kinh doanh.
Ví Dụ: Quốc gia nơi thương nhân đó thành lập quy định Giấy đăng kí kinh doanh đó có thời hạn 7 năm. Tuy nhiên khi thương nhân nộp hồ sơ mở văn phòng đại diện công ty nước ngoài ở Việt Nam mà thời hạn của giấy đăng kí kinh doanh chỉ còn 03 năm thì Giấy phép thành lập văn phòng đại diện có thời hạn là 03 năm.
Giấy phép thành lập văn phòng đại diện công ty nước ngoài có thể được gia hạn nhiều lần. Hồ sơ gia hạn giấy phép phải được nộp trước thời hạn 30 ngày trước khi giấy phép được cấp trước đó hết hiệu lực.
Gia hạn giấy phép thành lập văn phòng đại diện nước ngoài
Theo quy định tại khoản 1 điều 23 Nghị định 07/2016/NĐ-CP hồ sơ gia hạn Giấy phép thành lập văn phòng đại diện phải được nộp trước ít nhất 30 ngày trước khi Giấy phép đã được cấp trước đó hết hạn.
Theo quy định trên, nếu như giấy phép thành lập văn phòng đại diện của công ty nước ngoài có thời hạn đến ngày 30 tháng 10 năm 2023 thì người đứng đầu chi nhánh hoặc cá nhân, tổ chức được thương nhân nước ngoài uỷ quyền nộp hồ sơ gia hạn ít nhất trước ngày 30 tháng 09 năm 2023.
“Thủ Tục Thành Lập Công Ty Có Vốn Đầu Tư Nước Ngoài” Đọc thêm TẠI ĐÂY
5. Quyền và nghĩa vụ của Văn phòng đại diện công ty nước ngoài ở Việt Nam
5.1. Quyền của văn phòng đại diện công ty nước ngoài
Sau khi được cấp phép thành lập, Văn phòng đại diện có những quyền sau:
- Hoạt động đúng với quy định trong giấy phép.
- Thuê trụ sở, trang bị cơ sở vật chất cần thiết cho hoạt động của văn phòng.
- Tuyển dụng lao động làm việc tại văn phòng, có thể là lao động người Việt Nam hoặc lao động là người nước ngoài.
- Mở tài khoản bằng ngoại tệ, bằng đơn vị tiền tệ Việt Nam có gốc ngoại tệ ở ngân hàng đang hoạt động tại Việt Nam. Và văn phòng đại diện phải sử dụng tài khoản này vào hoạt động của Văn phòng đại diện.
- Có con dấu riêng của văn phòng theo quy định của pháp luật Việt Nam.
- Các quyền khác theo quy định của pháp luật chuyên ngành của Việt Nam
5.2. Nghĩa vụ của văn phòng đại diện công ty nước ngoài
Sau khi đi vào hoạt động, Văn phòng đại diện cần thực hiện các nghĩa vụ sau:
- Chỉ được thực hiện các hoạt động xúc tiến thương mại mà Luật Thương mại cho phép như quảng cáo, trưng bày, triển lãm,… mà không được thực hiện các hoạt động sinh ra lợi nhuận trực tiếp tại Việt Nam.
- Thực hiện nghĩa vụ tài chính về thuế, phí và lệ phí theo quy định của pháp luật Việt Nam.
- Không được giao kết hợp đồng mới hay sửa đổi, bổ sung hợp đồng cũ đã giao kết của thương nhân nước ngoài với các cá nhân, tổ chức khác trừ trường hợp được uỷ quyền từ chính thương nhân đó.
- Báo cáo hoạt động của văn phòng tới cơ quan cấp giấy phép trước ngày 30 tháng 01 hàng năm. Báo cáo, giải trình những vấn đề có liên quan đến hoạt động của văn phòng với cơ quan nhà nước có thẩm quyền khi có yêu cầu từ cơ quan đó.
- Thực hiện các nghĩa vụ khác được quy định tại văn bản pháp luật có liên quan của Việt Nam.
6. Thủ tục thành lập văn phòng đại diện công ty nước ngoài tại Việt Nam ở Apexlaw Việt Nam
- Giải đáp-hướng dẫn toàn bộ các vấn đề pháp lý và các khía cạnh pháp luật khác liên quan đến thủ tục thành lập Văn phòng đại diện công ty nước ngoài tại Việt Nam;
- Soạn một bộ hồ sơ hoàn chỉnh theo quy định pháp luật;
- Đại diện Quý khách nộp hồ sơ tại cơ quan quản lý nhà nước có thẩm quyền;
- Theo dõi tiến độ và gải đáp các vấn về hồ sơ theo yêu cầu của cơ quan nhà nước có thẩm quyền;
- Nhận kết quả Giấy phép thành lập Văn phòng đại diện công ty nước ngoài tại Việt Nam;
- Bàn giao kết quả ngay sau khi nhận được hướng dẫn bộ hồ sơ cần lưu cho quý Khách hàng;
- Hướng dẫn các thủ tục pháp lý sau khi thành lập văn phòng đại diện công ty nước ngoài tại Việt Nam.
7. Đặc biệt lưu ý khi Thành lập văn phòng đại diện Công ty nước ngoài
Câu 1: Văn phòng đại diện của công ty nước ngoài có tư cách pháp nhân không?
Trả lời
Để trả lời câu hỏi này, đầu tiên cần xác định như thế nào là pháp nhân? Hiện nay, theo quy định của pháp luật Việt Nam: Pháp nhân là một tổ chức có cơ cấu và được thành lập theo quy định, pháp nhân có tài sản độc lập với cá nhân thành lập, với pháp nhân khác và tự chịu trách nhiệm bằng tài sản của chính pháp nhân và nhân danh mình độc lập tham gia vào các quan hệ pháp luật.
Trong khi đó, Văn phòng đại diện là đơn vị phụ thuộc của pháp nhân có nhiệm vụ đại diện trong phạm vi do pháp nhân giao và bảo vệ lợi ích của pháp nhân.
Do đó văn phòng đại diện của công ty nước ngoài không phải là pháp nhân và không có tư cách pháp nhân. Mọi hoạt động của văn phòng đại diện đều phải thông qua uỷ quyền của công ty mở văn phòng đại diện đó.
Câu 2: Người đại diện theo pháp luật của công ty có được đồng thời là người đứng đầu văn phòng đại diện của công ty đó không?
Trả lời
Theo quy định của pháp luật, người đứng đầu Văn phòng đại diện của công ty không được đồng thời giữ các chức vụ sau:
- Không đồng thời là người đứng đầu chi nhánh và văn phòng đại diện của cùng một công ty.
- Không đồng thời là người đứng đầu chi nhánh của thương nhân nước ngoài khác.
- Không được đồng thời vừa là người đại diện theo pháp luật vừa là người đứng đầu văn phòng đại diện của công ty đó.
- không được kiêm đồng thời là người đại diện theo pháp luật của bất kì công ty nào khác được thành lập theo quy định của pháp luật Việt Nam.
Vì vậy, người đại diện theo pháp luật của công ty không được đồng thời là người đứng đầu văn phòng đại diện.
Câu 3: Công ty nước ngoài được thành lập bao nhiêu văn phòng đại diện tại Việt Nam?
Trả lời
Hiện nay, theo quy định của pháp luật Việt Nam, một thương nhân nước ngoài không được thành lập nhiều hơn một Văn phòng đại diện có cùng tên gọi trong địa giới hành chính của một tỉnh hoặc thành phố trực thuộc trung ương.
Vì vậy, công ty nước ngoài có thể thành lập nhiều văn phòng đại diện trong phạm vị 63 tỉnh, thành phố trực thuộc trung ương trên lãnh thổ Việt Nam hoặc thành lập văn phòng đại diện khác tên trên địa bàn hành chính của một tỉnh hoặc thành phố trực thuộc trung ương.
Câu 4: Văn phòng đại diện công ty nước ngoài có phải đóng thuế thu nhập doanh nghiệp không?
Trả lời
Theo quy định về hoạt động, Văn phòng đại diện thực hiện chức năng liên lạc, tìm hiểu thị trường và xúc tiến thúc đẩy đầu tư kinh doanh của thương nhân mà mình đại diện, văn phòng đại diện không thực hiện chức năng kinh doanh vì vậy sẽ không phát sinh các khoản thuế thu nhập doanh nghiệp.
Tuy nhiên, những người lao động làm việc trong văn phòng đại diện phải đóng thuế thu nhập cá nhân theo quy định của pháp luật về thuế.
Câu 5: Nếu vi phạm quy định về việc cho thuê giấy phép thành lập văn phòng đại diện thì sẽ bị xử phạt như thế nào?
Trả lời
Trong trường hợp vi phạm về việc cho thuê giấy phép thành lập văn phòng đại diện thì sẽ bị xử phạt như sau:
Căn cứ: khoản 3, 5, 6 Nghị định 98/2020/NĐ-CP và điểm b khoản 38 điều 3 Nghị định 17/2022/NĐ-CP.
- Phạt tiền từ 20.000.000 đồng đến 30.000.000 đồng.
- Tước quyền sử dụng giấy phép thành lập văn phòng đại diện từ 01 tháng đến 03 tháng.
- Buộc nộp lại số lợi bất hợp pháp có được.
Cho phép thành lập văn phòng đại diện của công ty nước ngoài vừa tăng khả năng thu hút vốn đầu tư FDI. Thêm vào đó, các nhà đầu tư nước ngoài có thể được tuyển dụng nhân viên để quản lý và xúc tiến những hợp đồng mua bán với các đối tác kinh doanh địa phương, tìm kiếm và phát triển các sản phẩm và rất nhiều lợi thế khác.
Những nội dung trong bài viết đã giúp quý khách hàng hiểu chi tiết về hoạt động thành lập văn phòng đại diện. Nếu còn vướng mắc gì thêm, Apexlaw Việt Nam sẽ hỗ trợ giải đáp vướng mắc trực tuyến hoặc trực tiếp tại văn phòng. Rất mong nhận được phản hồi của bạn đọc và Đối tác.
